Proceso de abastecimiento automatizado de principio a fin: el caso de RIU en República Dominicana

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Agenda digital
de RD

El punto de partida

Los hoteles de RIU en República Dominicana gestionaban automáticamente el envío de pedidos y de forma manual la recepción de facturas y todas las transacciones asociadas (conduce, notas de crédito, notas de débito, nota de reclamo…). Cada mes, el equipo administrativo recibía una factura con todos los albaranes agrupados de casi todos sus proveedores.

En 2019, el equipo decidió hacer un cambio y empezar a trabajar con una factura por cada albarán, adaptándose así a la práctica habitual de la industria y a la normativa vigente en el país. Con este cambio, RIU previó que el volumen de transacciones en sus hoteles en República Dominicana se multiplicaría por 3, por lo que la cadena hotelera decidió que era el momento idóneo para digitalizar todo el proceso, tal y como ya lo había hecho en los hoteles de España.

Esta apuesta por la digitalización coincidió con el impulso de la factura electrónica obligatoria por parte del gobierno en República Dominicana.

RIU prevé que el volúmen de transacciones se multiplique por 3.

Voxel es nuestro principal proveedor corporativo de factura electrónica, pero para el proyecto de RD valoramos muy positivamente su experiencia de +9 años digitalizando procesos específicos en el país.

JAVIER DE LOS SANTOS
Director Corporativo de Desarrollos Administrativos, RIU.

La solución

RIU ha apostado por una digitalización de principio a fin de todas las transacciones: pedido, recepción de mercancías, nota de reclamo, nota de crédito, nota de débito, nota de abono y, finalmente, la conciliación de todos los documentos electrónicos. Y lo ha hecho a través de Bavel Billing. “Voxel es nuestro principal proveedor corporativo de factura electrónica, pero para el proyecto de República Dominicana valoramos muy positivamente su experiencia de más de 9 años digitalizando procesos específicos en el país”, comenta Javier de los Santos, Director Corporativo de Desarrollos Administrativos en RIU.

Para hacerlo posible, Bavel se ha integrado, por un lado, con el ERP de RIU y, por el otro, se está integrando con todos los proveedores de la cadena hotelera, adaptándose a la realidad y operativa de cada uno de ellos.

La digitalización de todas estas transacciones se está haciendo paulatinamente y en todos los hoteles de República Dominicana.

RIU es la primera cadena hotelera del país que apuesta por un proceso de digitalización de principio a fin en el área administrativa, alineándose así con la agenda digital del país impulsada por la DGII. Por su lado, los proveedores que se han unido al proyecto también han dado un paso hacia la automatización de sus procesos internos y han puesto la semilla para crear un ecosistema de proveedores e impulsar así la digitalización de otras cadenas hoteleras del país.

Los resultados

RIU ha puesto ya en marcha el proyecto de digitalización en todos sus hoteles de República Dominicana. Pese a que las transacciones han aumentado, la cadena hotelera ha podido mantener su equipo de gestión en dos personas. Además, las notas de reclamo se generan automáticamente, facilitando así la gestión de las discrepancias. “El trabajo manual en nuestro día a día se ha reducido drásticamente y, gracias a la digitalización de procesos, ahora podemos dedicar nuestro tiempo a tareas de mayor valor añadido”, explica Fernando Ferrera, Responsable de Administración en RIU Dominicana.

Actualmente, RIU ya recibe electrónicamente las transacciones de 7 proveedores. En 2022 prevé incorporar 6 proveedores más, lo que supondrá el 60% de transacciones (pedido, nota de crédito/débito y factura) y más del 50% del volumen de compras.

RIU también se convertirá en contribuyente electrónico de la DGII. El gobierno de República Dominicana establecerá la factura electrónica obligatoria para grandes contribuyentes a partir de 2023.

“Más allá de cumplir con las leyes del país, lo que buscamos con este proyecto es digitalizar. Y para nosotros digitalizar es eliminar todas las tareas manuales y conseguir un proceso 100% automático”, reflexiona De Los Santos.