Dominican Watchman: Digitalización de la emisión de facturas y conexión electrónica con la DGII

Empresa
líder

+47 años
experiencia

+570
clientes

El punto de partida

Dominican Watchman es la empresa de seguridad líder en la República Dominicana. Tras más de 47 años en el mercado, la empresa da servicio a más de 570 clientes.

Los procesos administrativos en la empresa se gestionan integralmente en papel. El proceso para emitir una factura es largo y manual: para que llegue al cliente final, la factura se tiene que elaborar, auditar, revisar y enviar. Además, debido a la naturaleza de su negocio, las facturas de Dominican Watchman pueden tener hasta 100 páginas, con lo que la complejidad del proceso aumenta. A veces, el envío de la factura se retrasa hasta 15 días y las facturas llegan al receptor vencidas. Cuando hay discrepancias también se deben gestionar las notas de crédito telefónicamente o a través del email.

A causa de este proceso lento y tedioso, los pagos pueden retrasarse hasta 90 días. Además, la compañía debe imprimir y almacenar tres copias de cada factura, lo que supone una gran inversión en papel y en espacio de almacenamiento.

Tras la emisión y gestión de todas estas facturas, Dominican Watchman tiene que elaborar la reportería mensual para la DGII. El equipo administrativo trabaja frenéticamente para cuadrar las cuentas entre los días 15 y 20 del mes. Y es una tarea que se repite mensualmente.

Ante esta situación, y tomando ventaja de la publicación de la norma 01/2020 que regula el uso de la factura electrónica en República Dominicana, Dominican Watchman decide digitalizar su proceso administrativo, empezar a trabajar con factura electrónica y convertirse en contribuyente electrónico de la DGII.

A causa de un proceso lento y tedioso, los pagos pueden retrasarse hasta 90 días.

Tanto Voxel Caribe como la DGII han sido unos partners estratégicos en este proyecto.

CAURY DE LOS SANTOS
Directora de Administración y Finanzas en Dominican Watchman.

La solución

Dominican Watchman decide confiar en Voxel Caribe y su plataforma Bavel para llevar a cabo este proyecto de digitalización, o lo que es lo mismo, la emisión de facturas electrónicas y la conexión con la DGII. Para ello, Bavel se conecta con el ERP de Dominican Watchman y también con el sistema de la DGII. Bavel recoge las facturas que emite Dominican Watchman, las encripta y las traduce para entregarlas en el formato establecido por la DGII. Una vez la DGII aprueba las facturas, Bavel las entrega al cliente de Dominican Watchman. De este modo, los clientes de Dominican Watchman obtienen las facturas, ya aprobadas por la DGII , en pocos minutos. Al tener una comunicación en tiempo real con la DGII, Dominican Watchman no tiene que elaborar el reporte 607.

“Tanto Voxel Caribe como la DGII han sido unos partners estratégicos en este proyecto” explica Caury De Los Santos, Directora de Administración y Finanzas en Dominican Watchman.

Actualmente, Dominican Watchman se conecta electrónicamente con el 100% de sus clientes y con la DGII a través de Bavel.

Los resultados

La digitalización del proceso de facturación de Dominican Watchman ha contribuido a mejorar sustancialmente sus procesos administrativos, aumentar la eficiencia del equipo y reducir errores.

Ahora, las facturas llegan a su receptor en cuestión de minutos y si hay discrepancias se pueden resolver al instante. Esta inmediatez en la entrega de las facturas ha tenido un impacto positivo en el cash flow de la empresa, ya que ahora los pagos son puntuales. El tiempo de cobro se ha reducido más de un 80%, de 90 días a 10 días.

Gracias a la digitalización de procesos Dominican Watchman ha eliminado el papel de todos sus procesos y también los más de 700m2 destinados al almacenamiento de las facturas. Ahora la empresa tiene un archivo digital con todas sus facturas en Bavel.

Dominican Watchman se ha convertido en uno de los primeros contribuyentes electrónicos de la DGII en la República Dominicana. Y además, lo ha hecho de la mano de Voxel Caribe, el primer proveedor certificado de la DGII para emitir comprobantes fiscales.

“Recomiendo a todas las empresas que se conviertan en contribuyentes electrónicos ahora que es voluntario y hay tiempo para implementarlo y conseguir los recursos económicos. Hay demasiadas ventajas para los negocios y la DGII está siendo un compañero ágil en este proyecto”, explica Caury de los Santos.