Digitalización del proceso de abastecimiento en Selenta: de pedido a pago

9 hoteles

+2900 habitaciones

+375
proveedores F&B

El punto de partida

En 2011, en pleno crecimiento nacional, el grupo hotelero Selenta se da cuenta de que su proceso de abastecimiento es muy manual y presenta ineficiencias. Todas las facturas de proveedores se firman presencialmente en la sede del grupo en Barcelona. Este proceso no solo implica que todos los hoteles deben enviar las facturas por correo postal a las oficinas centrales, sino que también aumentan las tareas manuales y repetitivas, con posibilidad de errores, en el departamento de finanzas.

Este funcionamiento impacta directamente en la relación con los proveedores. Las facturas tardan en gestionarse más de 45 días y, en muchas ocasiones, los proveedores deben volver a imprimir y reenviar los documentos. En consecuencia, los pagos se retrasan considerablemente.

Ante esta situación, y con un volumen de transacciones con proveedores de alrededor de 17.000 pedidos, albaranes y facturas al año, Selenta decide digitalizar su proceso de abastecimiento.

Todas las facturas de proveedores se firman presencialmente en la sede del grupo.

Con la combinación
de Bavel, SAP y
MOBBA el proceso de
abastecimiento queda 100% digitalizado y
automatizado.

La solución

Selenta confía en Bavel eBilling para automatizar la emisión de pedidos y autoalbaranes y la recepción de facturas. Los equipos de ambas empresas trabajan conjuntamente para integrar Bavel con SAP. Para conseguir un proceso 100% digitalizado, Bavel también se conecta con las básculas MOBBA, instaladas en todos los hoteles del grupo.

Con la combinación de estos tres proveedores tecnológicos – Bavel, SAP y MOBBA – el proceso de abastecimiento queda 100% digitalizado y automatizado, evitando incluso las discrepancias en las devoluciones de mercancías, que se hacen en tiempo real gracias a la integración Bavel – MOBBA.

De este modo, el proceso P2P queda 100% automatizado: desde la emisión del pedido, pasando por la recepción de mercancías y emisión del autoalbarán, hasta la recepción de la factura e incluso la emisión del pago.

“La implantación de Bavel es un win-win para todos: el proveedor tiene mayor visibilidad y cobra más rápido; y desde Selenta tenemos un círculo P2P robusto y ágil con el que reducimos tiempo de gestión y errores”, explica Xavier Felguera, Corporate Procurement Director en Selenta.

Los resultados

Actualmente, Selenta se conecta con el 90% de sus proveedores F&B a través de Bavel. “Nuestro objetivo es empezar a incluir más proveedores de otras categorías en Bavel”, explica Felguera.

Gracias a la automatización, el tiempo de procesamiento y gestión de facturas y pagos se ha reducido drásticamente, y lo que antes tardaba más de 45 días, ahora se completa en menos de 48 horas. En consecuencia, la relación contractual con todos los proveedores ha mejorado.

En los últimos 9 años, las transacciones que ha realizado Selenta a través de Bavel han aumentado un 433% sin necesidad de ampliar el equipo gestor. Es más, el 35% del equipo de finanzas ha podido reorientar su trabajo y dedicarse a tareas de mayor valor añadido. El grupo hotelero también ha ahorrado un 80% de papel, con su consiguiente ahorro en el coste administrativo y en el espacio físico de almacenamiento.