Digitalización del proceso de abastecimiento de RIU en España y República Dominicana

99 hoteles

19 países

+47.000 habitaciones

El punto de partida

Tras digitalizar y automatizar la emisión de facturas B2B a través de Bavel, en 2012 RIU decide hacer lo mismo para su procesos de aprovisionamiento en España. El equipo de RIU detecta trabajos manuales, repetitivos y tediosos que pueden derivar en errores, como la revisión de albaranes y facturas línea a línea o la contabilización de más de 18.000 facturas al año. La gestión de más de 70.000 pedidos con más de 60 proveedores distintos requiere nuevos procesos, y en plena expansión nacional e internacional, RIU necesita automatizarlos para que su equipo pueda dedicar sus esfuerzos a tareas de mayor valor añadido. “Cuando decidimos digitalizar la recepción de facturas ya no nos planteamos otra opción que no fuera Bavel, porque la emisión de facturas funcionaba muy bien” explica Juan Piña, Director de Organización en RIU.

En plena expansión RIU necesita automatizar procesos para que su equipo pueda dedicarse a tareas de mayor valor añadido.

Gracias a la tecnología
de Bavel la intervención
manual no es necesaria en ningún punto del
proceso.

La solución

RIU digitaliza su cadena de aprovisionamiento con emisión de pedidos y recepción y conciliación de facturas de la mano de Bavel. En la primera fase del proyecto, Bavel se integra con Oracle. Tras esta conexión, la cadena hotelera empieza a emitir pedidos y recibir facturas de todos los proveedores integrados en la red Bavel. Para el resto, se diseña un plan de onboarding para integrarlos paulatinamente y poder empezar así el intercambio de información. Gracias a la tecnología de Bavel, los proveedores generan la factura en base al albarán que recibe RIU, con lo que no hay sorpresas en los importes. Si la factura coincide con el albarán, Bavel la concilia y la integra en Oracle. Si no coincide, Bavel la devuelve. La intervención manual no es necesaria en ningún punto del proceso. Actualmente, RIU se conecta automáticamente con más de un centenar de proveedores de compras.

Los resultados

En 7 años, RIU ha aumentado un 10% sus transacciones (pedido, auto-albarán, albarán, factura y aceptación / rechazo) sin necesidad de ampliar su equipo de gestión administrativa. También ha añadido más de 40 proveedores al circuito de abastecimiento automatizado de sus 28 hoteles en España. “Bavel nos ha permitido
crecer en cantidad de proveedores y facturas sin tener que ampliar el equipo”, comenta Piña.

Al trabajar con proveedores de proximidad, el proyecto de digitalización de la cadena de abastecimiento de RIU debe hacerse, también, de manera local. Por eso,
RIU y Voxel ya trabajan en la digitalización del proceso de abastecimiento de todos los hoteles de la cadena en República Dominicana. Para ello, los equipos de ambas compañías han colaborado desde la concepción del producto hasta su desarrollo e implementación para ajustarse 100% a las necesidades de RIU en República Dominicana y a todos los escenarios con los que la cadena hotelera trabaja.