Digitalización del back-office y automatización del proceso de conciliación de facturas de La Tagliatella

+20 años de
experiencia

+240 restaurantes
España y Portugal

350
proveedores

El punto de partida

La Tagliatella dispone de una cocina central que distribuye las materias primas alimentarias a todos los restaurantes de España y Portugal. Después de años utilizando un sistema manual para el aprovisionamiento de los productos, la compañía quería hacer más eficiente el flujo de entrada de datos a su sistema, así como el proceso de facturación.

Anteriormente, la cocina central de La Tagliatella hacía los pedidos a través de su ERP, y una vez llegaba la materia prima, los trabajadores y trabajadoras tenían que revisar los albaranes, comprobar que no hubieran equivocaciones, e introducirlos manualmente en su sistema. Después, recibían las facturas de los proveedores de alimentos por email, y tenían que entrarlas manualmente en su sistema y dedicar tiempo a verificarlas una a una con los albaranes para poderlas conciliar. Asimismo, muchos de los proveedores hacían facturas agrupadas (documentos extensos que incluyen más de un albarán y pedido), hecho por el cual la detección de posibles errores y su corrección eran complejos. En el supuesto de que hubieran disputas para conciliar las facturas, podían ver aumentado significativamente el tiempo de gestión.

Por todo ello, el 2021, la cadena de restauración decidió confiar en un partner tecnológico para empezar a automatizar los procesos vinculados al aprovisionamiento y facturación de los productos alimentarios.

La cadena de restauración decidió
confiar en un partner tecnológico para empezar a automatizar los procesos

Esta integración permite evitar posibles errores y tener una mayor trazabilidad de las facturas

PERE J MASIP
Supply Chain Manager de La Tagliatella

La solución

La Tagliatella ha apostado por Voxel y su solución Bavel Procurement para digitalizar sus procesos de back-office (pedidos, albaranes y facturas) de la cocina central y conciliar automáticamente las facturas.

Para conseguirlo, la plataforma Bavel se ha integrado, por un lado, con RGB, el ERP propio de La Tagliatella y, por otro lado, se está integrando con todos los proveedores de España de la cadena de restauración que todavía no forman parte de la red Bavel.

Después de la puesta en marcha de Bavel Procurement, el proceso de abastecimiento de materias primas es el siguiente. En primer lugar, la cocina central realiza los pedidos a través de su propio ERP. La plataforma Bavel recoge el pedido del ERP y lo integra directamente al ERP de los proveedores, los cuales envían los productos y el ERP de La Tagliatella genera una recepción de mercancía electrónica (autoalbarán). Bavel Procurement recibe directamente los auto-albaranes del ERP de La Tagliatella y las facturas de los proveedores. Bavel Procurement hace la conciliación automática y envía directamente a La Tagliatella las facturas ya conciliadas. De este modo, cuando La Tagliatella recibe la factura, sabe que está revisada, conciliada, y solo tiene que contabilizarla y hacer el pago de manera ágil. “Esta integración permite evitar posibles errores y tener una mayor trazabilidad de las facturas”, explica Pere J Masip, Supply Chain Manager de La Tagliatella.

Además, se han llevado a cabo dos desarrollos ad hoc a las necesidades de La Tagliatella. El primero es la corrección del autoalbarán por parte de La Tagliatella, la cual puede cancelar el documento que se ha enviado al conciliador, y generar uno de nuevo para corregirlo. El segundo es el envío de un informe semanal a La Tagliatella con el estado de las conciliaciones. Este permite evitar, como sucedía antes, que el personal tenga que entrar a su programa cada vez que quiere revisar alguna factura, la recepción de una mercancía o una conciliación en cuestión.

Los resultados

Hasta el momento, La Tagliatella ya ha procesado más de 10.000 pedidos, y ha conciliado automáticamente más de 10.000 facturas en menos de 1 año con Bavel Procurement. Hoy por hoy, se han integrado a la plataforma Bavel el 35% de proveedores de España, los cuales suponen un gran volumen de facturación, con el objetivo de llegar al máximo número de empresas posible.

Con este proyecto, la cadena de restauración no solo ha reducido costes económicos, sino que también ha conseguido mejoras operativas. A pesar de que haya trabajadores que hace muchos años que hacen las tareas de una manera, “tenemos que ir avanzándonos hacia un cambio de cultura de la manera de trabajar para ser más eficientes” comenta Masip.

Pere J Masip añade que “En La Tagliatella trabajamos con un 85% de productos con lotes con caducidad y, por lo tanto, es muy importante disponer de soluciones que ayuden a agilizar la operativa”.

Desde la implementación de Bavel Procurement, las relaciones entre La Tagliatella y los proveedores han experimentado cambios positivos como es la aceleración del ciclo de cobro. Asimismo, para el conjunto de proveedores, algunos de los cuales se mueven con grandes cantidades de facturas, es una muy buena oportunidad para subir al carro de la facturación electrónica.

En vista de los buenos resultados, el proyecto está logrando el ámbito internacional con la integración progresiva de los proveedores italianos.

Pere J. Masip concluye diciendo que para implementar un proyecto de estas características hay que “tener la mente abierta y confianza con el equipo de Voxel, con el cual tenemos más proyectos ambiciosos entre manos”.