Digitalización de la recepción de facturas en Kuoni Tumlare by JTB

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al año

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El punto de partida

Tras identificar ineficiencias en el proceso de facturación y probar varias soluciones, en 2016 Kuoni Tumlare by JTB se da cuenta de que su proceso de recepción de facturas necesita ser optimizado. El operador recibe miles de facturas cada año de proveedores muy diferentes (hoteles, restaurantes, guías turísticos…) desde decenas de países. Las ineficiencias en el proceso están relacionadas con el tratamiento de los errores individuales de cada factura y la conciliación manual. Las discrepancias más comunes son las relacionadas con el importe del servicio, el impuesto de cada país para la posterior desgravación, el número fiscal de la empresa… Y a todo esto se le añade que la diversidad en los proveedores dificulta la estandarización de procesos.

Kuoni Tumlare by JTB decide digitalizar y automatizar la recepción de las facturas con baVel eBilling.

Las ineficiencias en el proceso están relacionadas con el tratamiento de los errores individuales de cada factura y la conciliación manual.

Para nosotros es primordial recibir las facturas filtradas para evitar los errores más comunes de cada proveedor

MICHAEL VUILLE
Jefe de servicios centralizados Asia en
Kuoni Tumlare by JTB.

La solución

El objetivo del operador es recibir electrónicamente las facturas de los proveedores con los que tienen relación contractual y que suponen el 75% de su facturación anual.

Para conseguirlo, baVel se conecta con los sistemas de gestión de Kuoni Tumlare by JTB y posteriormente con el sistema de cada proveedor. Dependiendo del tamaño de cada uno, baVel se conecta con el proveedor mediante integración directa o a través de la solución web.

baVel y Kuoni trabajan conjuntamente para establecer filtros y constraints para cada proveedor, evitando discrepancias en el proceso. “Para nosotros es primordial recibir las facturas filtradas para evitar los errores más comunes de cada proveedor y el trabajo manual de revisión”, explica Michael Vuille, Jefe de servicios centralizados Asia en Kuoni Tumlare by JTB.

Actualmente, Kuoni Tumlare by JTB recibe las facturas electrónicas de manera automática del 50% de sus proveedores con contrato. Los equipos de baVel y Kuoni siguen trabajando conjuntamente para integrar el 100% de los proveedores con contrato en los próximos meses.

Los resultados

En 1 año, Kuoni ha doblado el volumen de las facturas recibidas a través de baVel sin necesidad de ampliar su equipo gestor. De hecho, en 2019 el operador ha recibido más de 128.000 facturas sin necesidad de intervención manual.
“Gracias a baVel, hemos conseguido ser muy escalables, podemos hacer crecer nuestro negocio exponencialmente sin ampliar recursos para gestionar las facturas”, explica Michael Vuille.

Además de optimizar y automatizar los procesos, desde la implantación de baVel, Kuoni Tumlare by JTB ha reducido más de un 25% las discrepancias en las facturas y ha mejorado el tiempo medio de pago a sus proveedores, cumpliendo los términos acordados con cada uno de ellos.