Digitalización de la emisión de pagos y la recuperación de facturas en Sidetours

+40 años
de experiencia

1,2M
pasajeros

España y
Portugal

El punto de partida

Tras más de 5 años trabajando con Voxel en la recepción de facturas electrónicas y obteniendo un ahorro anual de más de 8.000€ gracias a la automatización de este proceso, en 2021 la agencia de viajes receptiva Sidetours identificó otro proceso administrativo que necesitaba automatizar: el pago a proveedores.

Muchos hoteles, primero portugueses, pero también españoles, empezaron a tener una misma demanda: querían ser pagados con tarjetas de crédito virtuales (VCCs).

Hasta entonces, Sidetours pagaba a algunos de sus proveedores antes de check-in (pre-pago) vía transferencia bancaria o cheque. Sin embargo, estos métodos de pago les generaban mucho trabajo manual: no solo la ejecución de la misma transacción, sino también la reclamación de las facturas. Mes a mes, Sidetours debía recibir y contabilizar el listado de facturas pendientes, reclamarlas telefónicamente o vía email y aclarar con los proveedores (y también internamente) si los hoteles disponían de crédito. Además de provocar retrasos en los pagos, un profesional del equipo debía invertir 2h diarias en hacer este tipo de tareas que no aportan valor añadido a la empresa.

Ante esta situación, Sidetours decidió digitalizar y automatizar el proceso de pago. Y para hacerlo contactó con su partner tecnológico de confianza: Voxel.

Muchos hoteles querían ser pagados con tarjetas de crédito virtuales (VCCs).

Las VCCs solo se activan cuando el hotel ha emitido la factura del servicio.

La solución

Bavel Pay fue el producto escogido por Sidetours. Bavel Pay es la solución de pagos electrónicos de Voxel capaz de emitir pagos automáticamente a través de más de una docena de partners. Gracias a esta solución, Sidetours fue capaz de empezar a emitir automáticamente tarjetas de crédito virtuales (VCCs) a todos sus proveedores en menos de 5 meses.

Además, y gracias a los innovadores módulos de Bavel Pay, Sidetours se asegura la recepción de la factura, porque las VCCs que emite solo se activan cuando el hotel ha emitido la factura del servicio.

El funcionamiento es muy sencillo: Sidetours envía una instrucción de pago a Bavel Pay. Seguidamente, Bavel Pay se conecta con su hub de proveedores de pagos para obtener la VCC. En el caso de Sidetours, la VCC la emite Ixaris. Cuando Bavel Pay tiene la información de la VCC la distribuye al hotel. Una vez el cliente final llega al establecimiento, el hotel emite la factura del servicio y solo en este momento la VCC se activa para que el hotel pueda cobrarla. Bavel Pay envía la factura al ERP de Sidetours para su integración. Este proceso es automático y no requiere de intervención manual.

De este modo, tanto Sidetours como el hotel obtienen lo que necesitan. Por un lado, el hotel tiene una VCC desde el momento de la reserva como garantía de pago y la agencia receptiva es capaz de recuperar la factura antes del check-out. “Antes el hotel no tenía prisa en enviar la factura porque ya había cobrado. Ahora todas las partes estamos contentas” explica Pep Álvarez, Deputy CFO en Sidetours.

Los resultados

Sidetours ya ha enviado más de 660 VCCs a más de 70 hoteles. Su perspectiva para 2022 es multiplicar por dos el volumen de VCCs que envían a través de Bavel Pay. Hasta el momento, Sidetours trabaja con un solo partner de pago, pero gracias a los módulos de Bavel Pay, puede activar nuevos proveedores de pago cuando lo necesite.

Tras empezar a trabajar con VCCs, la relación entre los hoteles y Sidetours ha mejorado significativamente. Además, trabajar con VCCs es un beneficio más que el equipo comercial puede ofrecer, sobre todo, a los hoteles urbanos.

Internamente, el equipo de pagos también ha disminuido su carga de trabajo manual y ya no necesita un profesional dedicado a gestionar los pagos B2B diariamente.

Gracias a la automatización del proceso de pago, Sidetours es capaz de recuperar todas las facturas de sus proveedores sin dedicar esfuerzos de su equipo administrativo y puede consolidar todos los datos en su ERP. Además, los proveedores reciben los pagos puntualmente.

“La digitalización siempre ha sido un objetivo en Sidetours. Tras la pandemia es algo en lo que estamos apostando mucho más”, explica Álvarez. Y sigue diciendo que “gracias a la digitalización de la emisión de pagos y la recepción de facturas tenemos trazabilidad de todas las transacciones y un archivo digital donde poder ver todo el historial”.