Recepció de factures automatitzada a Odeon Tours

+90 destins

+40 països

+25 anys
d’experiència

El punt de partida

El creixement d’Odeon a diferents destins del món té com a conseqüència la recepció de milers i milers de factures a les seves oficines centrals. La revisió de totes elles i la posterior resolució de discrepàncies i errors és una tasca molt manual i ineficient. Els treballadors d’Odeon han d’indicar al proveïdor – per correu postal o per correu electrònic– els errors i correccions, i aquest fet no només augmenta el treball manual, sinó que també endarrereix el pagament a proveïdors, que pot efectuar-se fins 30 dies després del termini acordat amb cada proveïdor.

Davant d’aquesta situació, el 2013 Odeon decideix automatitzar la recepció de factures dels seus mercats més importants amb baVel eBilling.

La revisió de factures i la resolució de discrepàncies és una tasca molt manual i ineficient.

baVel és capaç de revisar que tots els camps imprescindibles per Odeon estiguin ben informats a la factura

La solució

baVel s’integra amb l’ERP propi d’Odeon perquè el tour operador pugui començar a rebre factures electròniques. Després de la primera – i única- integració tecnològica, tots els hotels que formen part de la xarxa baVel comencen a enviar factures electròniques a Odeon automàticament. Per a la resta de proveïdors, es dissenya un pla d’onboarding específic.

En rebre una factura electrònica, baVel és capaç de revisar que tots els camps imprescindibles per Odeon estiguin ben informats a la factura. Si totes les dades són correctes, baVel integra la factura a l’ERP d’Odeon per a la posterior comptabilització. Si al contrari, hi ha errors, la plataforma informa el proveïdor en temps real.

Actualment, Odeon es connecta a través de baVel amb el 85% dels seus proveïdors a Espanya, i amb la majoria de proveïdors de països com Bulgària, Grècia, República Dominicana, Mèxic, Índia, Cuba, Tunísia, Marroc i Turquia.

Els resultats

Odeon rep més de 160.000 factures l’any automàticament a través de baVel. El nombre de transaccions ha augmentat un 140% d’ençà que Odeon utilitza la plataforma de facturació electrònica. En tot aquest temps, el tour operador turc no ha ampliat l’equip gestor dels destins que gestiona a través de baVel. “Sense baVel hauríem de doblar o triplicar l’equip dedicat a cada destí”, explica l’Abdullah Güyagüler, Accounting Manager a Odeon Tours.

Odeon també destaca que la relació amb els seus proveïdors ha millorat. I és que, gràcies a la implementació de baVel, Odeon és capaç de processar les factures més ràpidament i, en conseqüència, emetre el pagament abans, evitant els endarreriments i pagant segons les condicions acordades.

baVel i Odeon treballen conjuntament en el desenvolupament d’altres solucions tecnològiques per automatitzar altres processos de facturació: la recepció de factures a UAE, la recepció de factures emeses per l’Administració turca i l’automatització dels pagaments B2B.