Emissió 100% de factures electròniques a Novum Hospitality

186
hotels

+67 ubicacions
a Europa

+24.900
habitacions

El punt de partida

Novum Hospitality és una de les cadenes hoteleres més importants a Alemanya. El 2017, les oficines centrals de l’empresa, ubicades a Hamburg, estan literalment plenes de caixes amb unes 100.000 factures per processar: l’equip administratiu (AP i AR), format per 30 persones, té una gran càrrega de treball en haver de gestionar l’enviament i la conciliació de totes aquestes factures manualment.

Paral·lelament, a la gestió diària dels 150 hotels de la cadena, els treballadors del front-office també inverteixen molt temps i recursos en imprimir les factures de tots els seus hostes i reenviar-les per email o correu postal, processos repetitius i manuals que poden resultar en errors i fins i tot la pèrdua de les factures.

En plena fase d’expansió, creixent amb nous hotels cada any, Novum
Hospitality decideix automatitzar l’emissió de factures per a tots els seus
clients (B2G, B2B i B2C).

L’equip administratiu gestiona l’enviament i la conciliació de totes les factures facturas manualment.

El pla d’onboarding inclou formació específica pels treballadors del back-office i front-desk

La solució

Novum Hospitality digitalitza l’emissió del 100% de les seves factures a través de Bavel. El primer pas del projecte és integrar Bavel amb Protel. Després d’aquesta integració, s’arrenca el projecte d’emissió 100% amb dos hotels. En finalitzar la prova pilot i comprovar que tot el procés funciona sense friccions, s’inicia un pla d’onboarding per a tots els establiments de la cadena, que inclou formació específica pels treballadors de back-office i front-desk.

L’emissió 100% de les factures de Novum Hospitality a través de Bavel també permet entregar factures a totes les administracions públiques (B2G) complint amb les especificacions de cada una d’elles a cada país.

“Després de concloure la implementació de Bavel, les factures ja no es perden i en molt poques ocasions identifiquem discrepàncies, que podem solucionar ràpidament gràcies a la digitalització del procés. Les tasques manuals de l’equip administratiu també han disminuït dràsticament”, explica l’Alexander Nowack, Senior Business Process Manager a Novum Hospitality.

Els resultats

Actualment, 118 hotels de Novum Hospitality operen amb Bavel satisfactòriament. Des del 2017, Novum Hospitality ha obert 36 hotels i ha augmentat un 60% el seu volum de factures sense necessitat d’ampliar el seu equip administratiu. Gràcies a l’enviament electrònic i a la conciliació automatitzada, Novum Hospitality també ha aconseguit reduir el cicle mitjà de cobrament 7 dies. Les caixes de factures han desaparegut de les oficines centrals de Novum Hospitality, ja que Bavel emmagatzema digitalment totes les factures complint amb la legislació de cada país on Novum Hospitality té presència (Alemanya, Àustria, Holanda…). L’estalvi de paper també és significatiu a les oficines centrals de Novum Hospitality.

La cadena hotelera té previst finalitzar el procés d’onboarding de tots els seus hotels el 2021, a més d’iniciar nous projectes de digitalització amb Bavel com a partner tecnològic.

Des del 2017, Novum ha obert 36 hotels i ha augmentat un 60% el seu volum de factures sense necessitat d’ampliar el seu equip administratiu.