Dominican Watchman: Digitalització de l’emissió de factures i connexió electrònica amb la DGII.

Dominican Watchman és l’empresa de seguretat líder a la República Dominicana. Amb més 47 anys d’experiència en el mercat, l’empresa dóna servei a més de 570 clients.

Els processos administratius a l’empresa es gestionen integralment en paper. El procés per a emetre una factura és llarg i manual: perquè arribi al client final, la factura s’ha d’elaborar, auditar, revisar i enviar. A més, a causa de la naturalesa del seu negoci, les factures de Dominican Watchman poden tenir fins a 100 pàgines, fet que fa que la complexitat del procés augmenti. A vegades, l’enviament de la factura es retarda fins a 15 dies i les factures arriben al receptor vençudes. Quan hi ha discrepàncies també s’han de gestionar les notes de crèdit telefònicament o a través de l’email.

A causa d’aquest procés lent i tediós, els pagaments poden endarrerir-se fins a 90 dies. A més, la companyia ha d’imprimir i emmagatzemar tres còpies de cada factura, la qual cosa suposa una gran inversió en paper i en espai d’emmagatzematge.

Després de l’emissió i gestió de totes aquestes factures, Dominican Watchman ha d’elaborar els informes mensuals per a la DGII. L’equip administratiu treballa frenèticament per a quadrar els comptes entre els dies 15 i 20 del mes. I és una tasca que es repeteix mensualment.

Davant d’aquesta situació, i prenent avantatge de la publicació de la norma 01/2020 que regula l’ús de la factura electrònica a la República Dominicana, Dominican Watchman decideix digitalitzar el seu procés administratiu, començar a treballar amb factura electrònica i convertir-se en contribuent electrònic de la DGII.