Digitalització del procés d’aprovisionament de RIU a Espanya i República Dominicana

99 hotels

19 countries

+47.000 hotel rooms

El punt de partida

Després de digitalitzar i automatitzar l’emissió de factures B2B a través de baVel, el 2012 RIU decideix fer el mateix pel seu procés d’aprovisionament a Espanya. L’equip de RIU detecta tasques manuals, repetitives i tedioses que poden derivar en errors, com la revisió d’albarans i factures línia a línia, o la comptabilització de més de 18.000 factures l’any. La gestió de més de 70.000 comandes amb més de 60 proveïdors diferents necessita ser automatitzades perquè l’equip pugui dedicar els seus esforços a tasques de major valor afegit. “Quan vam decidir digitalitzar la recepció de factures ja no ens vam plantejar una altra opció que no fos baVel, perquè l’emissió de factures funcionava molt bé” explica en Juan Piña, Director d’Organització a RIU.

En plena expansió RIU necessita automatitzar processos perquè l’equip pugui dedicar els seus esforços a tasques de major valor afegit.

Gràcies a la tecnología
de baVel la intervenció manual no és necessària en cap punt del procés.

La solució

RIU digitalitza la seva cadena d’aprovisionament amb l’emissió de comandes i la recepció i la conciliació de factures de la mà de baVel. A la primera fase del projecte, baVel s’integra amb Oracle. Després d’aquesta connexió, la cadena hotelera comença a emetre comandes i rebre factures de tots els seus proveïdors integrats a la xarxa baVel. Per a la resta, es dissenya un pla d’onboarding per integrar-los gradualment i poder començar així l’intercanvi d’informació. Gràcies a la tecnologia de baVel, els proveïdors generen la factura d’acord amb l’albarà que rep RIU i, per tant, no hi ha cap sorpresa en els imports. Si la factura coincideix amb l’albarà, baVel la concilia i l’integra a Oracle. Si no coincideix, baVel la retorna. La intervenció manual no és necessària en cap punt del procés.

Actualment, RIU es connecta automàticament amb més d’un centenar de proveïdors de compres.

Els resultats

En 7 anys, RIU ha augmentat un 10% les seves transaccions (comanda, autoalbarà, albarà, factura i acceptació / rebuig) sense necessitat d’ampliar el seu equip de gestió administratiu. També ha afegit més de 40 proveïdors al circuit d’aprovisionament automatitzat dels seus 28 hotels a Espanya. “baVel ens ha permès créixer en quantitat de proveïdors i factures sense haver d’ampliar l’equip” comenta Piña.

En treballar amb proveïdors de proximitat, el projecte de digitalització de la cadena d’aprovisionament de RIU ha de fer-se, també, localment. Per això, RIU i baVel ja
treballen en la digitalització del procés d’aprovisionament de tots els hotels de la cadena a República Dominicana. Per fer-ho, els equips d’ambdues companyies han col·laborat des de la concepció del producte fins al seu desenvolupament i implementació per ajustar-se al 100% a les necessitats de RIU a República Dominicana i a tots els escenaris amb els quals la cadena hotelera treballa.