Digitalització del back-office i automatització del procés de conciliació de factures de La Tagliatella

+20 anys
d’experiència

+240 restaurants
Espanya i Portugal

350
proveïdors

El punt de partida

La Tagliatella disposa d’una cuina central que distribueix les matèries primeres alimentàries a tots els restaurants d’Espanya i Portugal. Després d’anys utilitzant un sistema manual per a l’aprovisionament dels productes, la companyia volia fer més eficient el flux d’entrada de dades al seu sistema, així com el procés de facturació.

Anteriorment, la cuina central de La Tagliatella feia les comandes a través del seu ERP, i una vegada arribava la matèria primera, els treballadors i treballadores havien de revisar els albarans, comprovar que no hi haguessin equivocacions, i introduir-los manualment al seu sistema.

Després, rebien les factures dels proveïdors d’aliments per email, i havien d’entrar-les manualment en el seu sistema i dedicar temps a verificar-les una a una amb els albarans per a poder-les conciliar. Així mateix, molts dels proveïdors feien factures agrupades (documents extensos que inclouen més d’un albarà i comanda), fet pel qual la detecció de possibles errors i la seva correcció eren complexos. En el cas que haguessin disputes per a conciliar les factures, podien veure augmentat significativament el temps de gestió.

Per tot plegat, el 2021, la cadena de restauració va decidir confiar en un partner tecnològic per començar a automatitzar els processos vinculats a l’aprovisionament i facturació dels productes alimentaris.

La cadena de restauració va decidir confiar en un partner tecnològic per
començar a automatitzar els processos

Aquesta integració permet evitar possibles errors i tenir una major traçabilitat de les factures

PERE J MASIP
Supply Chain Manager de La Tagliatella

La solució

La Tagliatella ha apostat per Voxel i la seva solució Bavel Procurement per digitalitzar els seus processos de back-office (comandes, albarans i factures) de la cuina central i conciliar automàticament les factures.

Per aconseguir-ho, la plataforma Bavel s’ha integrat, per una banda, amb RGB, l’ERP propi de La Tagliatella i, per altra banda, s’està integrant amb tots els proveïdors d’Espanya de la cadena de restauració que encara no formen part de la xarxa Bavel.

Després de la posada en marxa de Bavel Procurement, el procés de proveïment de matèries primeres és el següent. En primer lloc, la cuina central realitza les comandes a través del seu propi ERP. La plataforma Bavel recull la comanda de l’ERP i l’integra directament al ERP dels proveïdors, els quals envien els productes i l’ERP de La Tagliatella genera una recepció de mercaderia electrònica (autoalbarà). Bavel Procurement rep directament els autoalbarans de l’ERP de La Tagliatella i les factures dels proveïdors. Bavel Procurement fa la conciliació automàtica i envia directament a la Tagliatella les factures ja conciliades. D’aquesta manera, quan La Tagliatella rep la factura, sap que està revisada, conciliada, i només ha de comptabilitzar-la i fer el pagament de manera àgil. “Aquesta integració permet evitar possibles errors i tenir una major traçabilitat de les factures”, explica Pere J Masip, Supply Chain Manager de La Tagliatella.

A més, s’han portat a terme dos desenvolupaments ad hoc a les necessitats de La Tagliatella. El primer és la correcció de l’autoalbarà per part de La Tagliatella, la qual pot cancel·lar el document que s’ha enviat al conciliador, i generar-ne un de nou per a corregir-lo. El segon és l’enviament d’un informe setmanal a la Tagliatella amb l’estat de les conciliacions. Aquest permet evitar, com succeïa abans, que el personal hagi d’entrar al seu programa cada vegada que vol revisar alguna factura, la recepció d’una mercaderia o una conciliació en qüestió.

Els resultats

Fins al moment, La Tagliatella ja ha processat més de 10.000 comandes, i ha conciliat automàticament més de 10.000 factures en menys d’1 any amb Bavel Procurement. Ara per ara, s’han integrat a la plataforma Bavel el 35% de proveïdors d’Espanya, els quals suposen un gran volum de facturació, amb l’objectiu d’arribar al màxim nombre d’empreses possible.

Amb aquest projecte, la cadena de restauració no només ha reduït costos econòmics, sinó que també ha aconseguit millores operatives. Tot i que hi hagi treballadors que faci molts anys que fan les tasques d’una manera, “hem d’anar avançant-nos cap a un canvi de cultura de la manera de treballar per ser més eficients” comenta Masip.

Pere J Masip afegeix que “A La Tagliatella treballem amb un 85% de productes amb lots amb caducitat i, per tant, és molt important disposar de solucions que ajudin a agilitzar l’operativa”.

Des de la implementació de Bavel Procurement, les relacions entre La Tagliatella i els proveïdors han experimentat canvis positius com l’acceleració del cicle de cobrament. Tanmateix, per al conjunt de proveïdors, alguns dels quals es mouen amb grans quantitats de factures, és una molt bona oportunitat per a pujar al carro de la facturació electrònica.

En vista dels bons resultats, el projecte està assolint l’àmbit internacional amb la integració progressiva dels proveïdors italians.

Pere J. Masip conclou dient que per implementar un projecte d’aquestes característiques cal “tenir la ment oberta i confiança amb l’equip de Voxel, amb el qual tenim més projectes ambiciosos entre mans”.