Digitalització de la recepció de factures a Kuoni Tumlare by JTB

+1M clients a l’any

+40 països

+35,000 itineraris

El punt de partida

Després d’identificar ineficiències en el procés de facturació i provar diverses solucions, el 2016 Kuoni Tumlare by JTB s’adona que el seu procés de recepció de factures necessita ser optimitzat. L’operador rep milers de factures cada any de proveïdors molt diferents (hotels, restaurants, guies turístics…) des de desenes de països. Les ineficiències en el procés estan relacionades amb el tractament dels errors individuals de cada factura i la conciliació manual. Les discrepàncies més comunes són les relacionades amb l’import del servei, l’impost de cada país per la posterior desgravació, el número fiscal de l’empresa… I a tot això, s’hi afegeix que la diversitat de proveïdors dificulta l’estandardització de processos.

Kuoni Tumlare by JTB decideix digitalitzar i automatitzar la recepció de les factures amb baVel eBilling.

Les ineficiències en el procés estan relacionades amb el tractament dels errors individuals de cada factura i la conciliació manual.

Per nosaltres és primordial rebre les factures filtrades per evitar els errors més comuns de cada proveïdor i el treball manual de revisió.

MICHAEL VUILLE
Cap de Serveis Centralitzats Asia a Kuoni
Tumlare by JTB.

La solució

L’objectiu de l’operador és rebre electrònicament les factures dels proveïdors amb els quals té relació contractual i que suposen el 75% de la seva facturació anual.

Per aconseguir-ho, baVel es connecta amb els sistemes de gestió de Kuoni Tumlare by JTB i posteriorment amb el sistema de cada proveïdor. Depenent de la mida de cada un, baVel es connecta amb el proveïdor mitjançant una integració directa o a través de la solució web.

baVel i Kuoni treballen conjuntament per establir filtres i constraints per a cada proveïdor, evitant així les discrepàncies en el procés. “Per nosaltres és primordial rebre les factures filtrades per evitar els errors més comuns de cada proveïdor i el treball manual de revisió”, explica en Michael Vuille, Cap de Serveis Centralitzats Asia a Kuoni Tumlare by JTB.

Actualment, Kuoni Tumlare by JTB rep les factures electròniques de manera automàtica del 50% dels seus proveïdors amb contracte. Els equips de baVel i Kuoni
segueixen treballant conjuntament per integrar el 100% dels proveïdors amb contracte en els pròxims mesos.

Els resultats

En 1 any, Kuoni ha doblat el volum de les factures rebudes a través de baVel sense necessitat d’ampliar l’equip gestor. De fet, el 2019 l’operador ha rebut més de 128.000 factures sense necessitat d’intervenció manual. “Gràcies a baVel, hem aconseguit ser molt escalables, podem fer créixer el nostre negoci exponencialment sense ampliar recursos per gestionar les factures”, explica Michael Vuille.

A més d’optimitzar i automatitzar els processos, des de la
implantació de baVel, Kuoni Tumlare by JTB ha reduït més d’un 25% les discrepàncies en les factures i ha millorat el temps mitjà de pagament als seus proveïdors, complint així amb els termes acordats amb cada un d’ells.