Digitalització de la recepció de comandes i l’emissió de factures a través del portal Webbilling a Casa Chepe

El punt de partida

Casa Chepe és un distribuïdor de sucre que té el seu principal punt d’actuació a les zones rurals. També treballa amb grans majoristes i supermercats del país. Quan un d’aquests supermercats li planteja digitalitzar els documents relacionats amb les comandes i les factures, Casa Chepe analitza aquest procés.

L’empresa familiar treballa tot el procés d’aprovisionament manualment i a partir de documents en paper. Cada setmana, un dels seus treballadors s’encarrega de recollir totes les comandes. La factura s’entrega en el mateix moment que la mercaderia. Si hi ha alguna discrepància entre el que s’ha entregat i el que diu la comanda, Casa Chepe ha d’esperar la reclamació i emetre, posteriorment, la nota de crèdit. Aquest procés pot arribar a durar més de 10 dies, endarrerint el pagament fins als 60 dies.

Davant d’aquesta situació, Casa Chepe troba en Bavel una eina tecnològica que s’adapta a les seves necessitats.

Tot el procés d’aprovisionament és manualment i amb documents en paper.

Sense fer cap integració tecnològica, l’empresa pot rebre comandes electròniques i emetre factures i notes de crèdit electròniques.

La solució

La distribuïdora manifesta la necessitat de digitalitzar el procés d’aprovisionament només amb un client important. El pla webbilling de Bavel és la solució que millor s’adapta a les necessitats de Casa Chepe, ja que sense fer cap integració tecnològica, l’empresa pot rebre comandes electròniques i emetre factures i notes de crèdit electròniques.

D’aquesta manera, Casa Chepe accedeix al seu portal en línia per descarregar-se les comandes que el seu client envia electrònicament i la distribuïdora carrega les factures perquè s’integrin directament en l’ERP del seu client.

Els resultats

El 2019, Casa Chepe rep més de 3800 comandes electrònicament. Digitalitzar aquest procés li ha permès a l’empresa guanyar en planificació i organització en l’àrea administrativa i de producció. “Gràcies a la plataforma Bavel, sabem quin dia arriben les comandes i no hem d’estar trucant periòdicament al client”, explica la Yudelka de León, gerent administrativa a Casa Chepe.

L’equip administratiu també estalvia temps perquè no s’ha de desplaçar per fer reclamacions específiques. El temps de treball és més eficient i el poden invertir en tasques de major valor afegit. Gràcies a la digitalització, les discrepàncies es resolen en un màxim de 5 dies i, en conseqüència, el cicle mitjà de cobrament s’ha reduït a la meitat.

“El portal webbilling de Bavel és molt fàcil d’utilitzar i ens ha facilitat molt els processos amb un dels nostres clients més importants”, conclou de León.