Automatitzant el billback a Easy Market

+1M hotels

+200 països

+18K activitats

El punt de partida

Easy Market és una agència de viatges en línia (OTA) italiana que fa més de 7 anys que treballa amb Voxel. El 2015, va decidir digitalitzar la recepció de factures, a través de Bavel eBilling, perquè no podia assumir la gestió manual de més de 50.000 factures.

Anys més tard, al 2019, Easy Market va començar a treballar amb Booking.com i li va sorgir una nova necessitat: recuperar les factures dels serveis que contractava als hotels de l’agència de viatges en línia (OTA). El problema que tenia Easy Market es diu billback. En el sector turístic, el billback és la incapacitat d’obtenir una factura que compleixi amb els requisits legals de cada país i que permeti recuperar o compensar l’IVA. Easy Market treballava amb més de 100 hotels de Booking.com i, cada mes, havia de reclamar més de 1.000 factures manualment.

En aquest punt, Easy Market va decidir recórrer al seu partner tecnològic de confiança, Voxel, per a trobar una solució al problema del billback.

En el sector turístic, el billback és la incapacitat d’obtenir una factura que compleixi amb els requisits legals de cada país i que permeti recuperar o compensar l’IVA.

El BBR de Voxel aplica tecnologia capdavantera perquè els hotels siguin capaços d’emetre una factura electrònica.

La solució

Per a poder automatitzar el billback, Easy Market va decidir implementar el Billback Request (BBR) de Voxel. El BBR de Voxel aplica tecnologia capdavantera perquè els hotels siguin capaços d’emetre una factura electrònica amb les dades i el desglossament fiscal corresponent sense necessitat d’invertir temps ni recursos.

La implementació del BBR a Easy Market es va fer per fases. Es va començar amb un grup d’hotels seleccionats i es va anar ampliant a tots els proveïdors de la plataforma Booking.com.

Gràcies al BBR de Voxel, Easy Market va ser capaç de començar a rebre automàticament les factures de tots els serveis dels hotels de l’OTA sense errors, repercutir tot l’IVA i obtenir un document fiscal vàlid per a justificar els seus moviments de caixa.

Els resultats

Gràcies a les solucions de Voxel, Easy Market ha reduït significativament el treball manual, les incidències i els errors en el seu departament administratiu.

Actualment, Easy Market rep més de 68.000 factures automàticament a través de la plataforma Bavel cada any. Això suposa un 40% més de transaccions que en 2015 sense necessitat d’augmentar l’equip gestor. L’OTA italiana també ha aconseguit rebre cada mes les factures electròniques de més de 750 hotels de Booking.com sense haver de reclamar-les ni gestionar-les manualment.

A més, i gràcies a l’arxiu digital de Bavel, l’equip d’Easy Market també pot consultar ràpidament qualsevol factura, fins i tot amb el número de reserva de Booking.com.

“Un altre dels beneficis és que hem eliminat totalment l’ús de paper, amb el respectiu impacte mediambiental que això comporta”, explica Alessia Capriotti, Accounts Payable Coordinator en Easy Market.

Un altre dels beneficis és que hem eliminat totalment l’ús de paper, amb el respectiu impacte mediambiental que això comporta.

ALESSIA CAPRIOTTI,
Accounts Payable Coordinator a Easy Market.