Automatització de la recepció i conciliació de factures de Canarian Hospitality amb Suitech i Voxel

5
establiments

Hotels
vacacionals

Innovació i
sostenibilitat

El punt de partida

Canarian Hospitality és una gestora hotelera creada el 2021 que neix amb un clar enfocament en innovació i sostenibilitat. Avui dia, compta amb 5 hotels, amb un pla de creixement de 5 hotels més per als pròxims 5 anys.

Malgrat que tenia una clara intenció de digitalització, durant el primer any la gestora hotelera va treballar tots els processos de la seva cadena de proveïment manualment. En aquest sentit, es van trobar amb què hi havia proveïdors que no enviaven les factures a temps i fins i tot que alguns no les enviaven, amb els contratemps que això podia suposar en els equips de comptabilitat i pagaments.

Sangeeta Sagrani, Directora Financera de Canarian Hospitality, va comprendre que per a treballar eficientment i ser escalables havien d’automatitzar el procés de recepció de factures. A més, “quan la facturació electrònica sigui obligatòria a Espanya, ens haurem anticipat i ja estarem preparats” va pensar.

Amb aquest escenari, l’empresa de gestió d’hotels va decidir buscar la solució que millor s’adaptés a les seves necessitats de control i automatització del seu procés administratiu.

Per a treballar eficientment i ser
escalables havien d’automatitzar el procés de recepció de factures.

Els hotels gestionats per Canarian Hospitality han digitalitzat la recepció, validació i conciliació de factures amb Voxel
i Suitech.

La solució

Per això, va decidir confiar en Suitech, ERP basat en la solució Microsoft Dynamics 365 Business Central i integrat amb la solució Bavel Billing de Voxel per a automatitzar el procés de recepció, validació i conciliació de factures amb els seus proveïdors.

El projecte es va iniciar amb un proveïdor pilot que generava un alt volum de factures i ja usava la tecnologia de Voxel i el sistema de gestió de Suitech. Posteriorment, i gràcies a l’extensa xarxa d’empreses integrades en la plataforma Bavel de Voxel, la majoria dels proveïdors de Canarian Hospitality ja estaven integrats i van poder començar a operar ràpidament amb la gestora hotelera.

El següent pas va ser identificar les referències de productes dels proveïdors i sincronitzar-les amb el ERP Suitech. El procés es va acompanyar de la formació dels equips de compres de Canarian Hospitality, essencial per a la codificació de productes i posterior conciliació de factures sense errors.

Una vegada completats aquests procediments, el resultat és un flux de treball automàtic que comença en rebre les factures a través de Bavel Billing, i que continua amb una conciliació exhaustiva a l’ERP Suitech per a verificar la precisió quant a quantitats, productes i preus acordats.

En els casos en els quals la conciliació és exitosa, la factura es comptabilitza de manera automàtica, optimitzant el procés comptable. Però quan la conciliació no compleix amb els criteris establerts, l’ERP Suitech ofereix la capacitat de prendre decisions informades. Això implica l’opció d’acceptar la factura després d’una revisió addicional o rebutjar-la, amb la capacitat de notificar de manera transparent al proveïdor sobre la decisió presa.

Els resultats

Canarian Hospitality ha estat capaç de digitalitzar la relació amb el 80% dels seus proveïdors tenint un major control sobre les seves operacions administratives i minimitzant les possibles discrepàncies derivades de la intervenció manual.

Des de la implementació del projecte, Canarian ha processat automàticament més de 3.200 factures. En aquest sentit, “avui dia, Canarian Hospitality només necessita a una persona en el departament de comptabilitat (en comptes de tres com és habitual) per a cadascun dels seus hotels facturant entre 8 i 12 milions d’euros per establiment” expressa Sangeeta Sagrani.

A més, destaca que la relació amb els seus proveïdors és molt bona perquè els poden assegurar el pagament a 30 dies. Això els ajuda a aconseguir el producte més fresc del mercat i un servei excel·lent.

Javier Retornano, Director General de Suitech, afegeix quin ha estat un dels elements fonamentals de l’èxit del projecte: “Suitech i Bavel Billing de Voxel s’han integrat com un producte amb dues capes tecnològiques diferencials i s’ha treballat conjuntament com un mateix equip”.

Després dels bons resultats, i trobant-se en fase d’expansió, Voxel i Suitech s’han convertit en el partner de digitalització de Canarian Hospitality per a cada nova obertura.

Avui dia, Canarian Hospitality només necessita a una
persona en el departament de
comptabilitat (en comptes de tres com és habitual) per a cadascun dels seus hotels.