Automatización de la emisión de facturas en Soho Boutique Hotels

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El punto de partida

Soho Boutique Hotels es una cadena hotelera fundada en 2014 que apuesta por los hoteles urbanos, siendo las localizaciones premium uno de sus puntos fuertes. Desde su fundación, cada hotel gestiona sus propias facturas y el personal del front-desk es el responsable de enviarlas a todos los clientes y corregirlas en caso de discrepancia. Entre 15 y 20 personas, contando trabajadores del departamento administrativo, del departamento de crédito y del front-desk de cada hotel, intervienen en el proceso de facturación.

Al empezar a expandirse, no solo en España, sino también a nivel internacional, el equipo corporativo de Soho se da cuenta de que su proceso de facturación necesita un replanteamiento para abordar el nuevo volumen de facturación. El control documental es limitado y los periodos hasta la recepción de la factura por parte del cliente alcanzan los 20 días, retrasando en muchos casos los pagos.

Llegados a este punto, Soho desarrolla una estrategia en base a su ritmo de crecimiento con el objetivo de escalar y optimizar los procesos para seguir dando la calidad de servicio que esperan sus clientes. Para implementar dicha estrategia, que pasa por centralizar el proceso de facturación, la cadena hotelera decide apoyarse en un partner tecnológico.

Entre 15 y 20 personas intervienen en el proceso de facturación

Soho decide digitalizar la emisión de sus facturas B2B con Bavel Billing.

La solución

Soho Boutique Hotels decide digitalizar la emisión de sus facturas B2B con Bavel Billing. Inicialmente, la plataforma de facturación electrónica se conecta con Ofi, el PMS de Soho. Bavel también desarrolla la conexión con todos los clientes B2B de la cadena hotelera que aún no forman parte de la red.

Tras la implantación de Bavel, el proceso de facturación queda 100%
automatizado, eliminando esta tarea de la lista de responsabilidades de los trabajadores del front-office. La intervención manual no es necesaria en la mayoría de los casos. Bavel es capaz de identificar los errores en las facturas y, en consecuencia, el equipo corporativo de Soho Boutique Hotels puede reaccionar en tiempo real y solucionar las discrepancias sin demoras.

Los resultados

Actualmente, y tras un crecimiento acelerado, Soho Boutique Hotels cuenta con 46 establecimientos ubicados en España, México y Estados Unidos. Más del 70% de sus hoteles utilizan la plataforma Bavel, cumpliendo con la legislación vigente en cada país. Soho emite automáticamente más de 10.000 facturas al año al 90% de sus clientes B2B.

En este sentido, el equipo de Soho ha identificado una reducción drástica en los errores de las facturas y, en consecuencia, ha conseguido eliminar el trabajo manual relacionado con este proceso. Con el sistema de facturación automatizado sólo hay 5 personas implicadas en el control del proceso, un 75% menos que gestionando las facturas manualmente. Además, Soho es capaz de entregar una factura sin errores en 24 horas a cualquier cliente B2B, proceso que antes duraba 20 días, acelerando así el ciclo medio de cobro.

Tras la implantación
de Bavel, el proceso de
facturación queda 100%
automatizado.