Cadena d’aprovisionament automatitzada de principi a fi: el cas de RIU a República Dominicana

6 hotels
en RD

130
proveïdors

Agenda digital
de RD

El punt de partida

Els hotels de RIU a República Dominicana gestionaven automàticament l’enviament de comandes i manualment la recepció de factures i totes les transaccions associades (albarà, notes de crèdit, notes de dèbit, nota de reclamació…). Cada mes, l’equip administratiu rebia una factura amb tots els albarans agrupats de quasi tots els seus proveïdors.

El 2019, l’equip va decidir fer un canvi i començar a treballar amb una factura per cada albarà, adaptant-se així a la pràctica habitual de la indústria i a la normativa vigent al país. Amb aquest canvi, RIU va preveure que el volum de transaccions als seus hotels a República Dominicana es multiplicaria per 3, fet pel qual la cadena hotelera va decidir que era el moment idoni per digitalitzar tot el procés, tal i com ja ho havia fet als hotels d’Espanya.

Aquesta aposta per la digitalització va coincidir amb l’impuls de la factura electrònica obligatòria per part del govern a República Dominicana.

RIU preveu que el volum de transaccions es multipliqui per 3.

Voxel és el nostre principal proveïdor corporatiu de factura electrònica, però per al projecte de República Dominicana valorem molt positivament la seva experiència de més de 9 anys digitalitzant processos específics al país.

JAVIER DE LOS SANTOS
Director Corporatiu de Desenvolupaments Administratius de RIU.

La solució

RIU ha apostat per una digitalització de principi a fi en totes les transaccions: comandes, recepció de mercaderies, nota de reclamació, nota de crèdit, nota de dèbit, nota d’abonament i, finalment, la conciliació de tots els documents electrònics. I ho ha realitzat a través de Bavel Billing. “Voxel és el nostre principal proveïdor corporatiu de factura electrònica, però per al projecte de República Dominicana valorem molt positivament la seva experiència de més de 9 anys digitalitzant processos específics al país”, comenta Javier de los Santos, Director Corporatiu de Desenvolupaments Administratius de RIU.

Per tal de fer-ho possible, Bavel s’ha integrat, per una banda, amb l’ERP de RIU i, per altra banda, s’està integrant amb tots els proveïdors de la cadena hotelera, adaptant-se a la realitat i operativa de cadascun d’ells.

La digitalització de totes aquestes transaccions s’està realitzant progressivament i a tots els hotels de República Dominicana.

RIU és la primera cadena hotelera del país que aposta per un procés de digitalització de principi a fi a l’àrea administrativa, alineant-se així amb l’agenda digital del país impulsada per la DGII. Per la seva part, els proveïdors que s’han unit al projecte també han fet un pas cap a l’automatització dels seus processos interns i han posat la llavor per crear un ecosistema de proveïdors i impulsar així la digitalització d’altres cadenes hoteleres del país.

Els resultats

RIU ja ha posat en marxa el projecte de digitalització a tots els seus hotels de República Dominicana. Tot i que les transaccions han augmentat, la cadena hotelera ha pogut mantenir el seu equip de gestió en dues persones. A més a més, les notes de reclamació es generen automàticament, facilitant així la gestió de les discrepàncies.
“El treball manual al nostre dia a dia s’ha reduït dràsticament i, gràcies a la digitalització de processos, ara podem dedicar el nostre temps a tasques de major valor afegit”, explica Fernando Ferrera, Responsable d’Administració a RIU Dominicana.

Actualment, RIU ja rep electrònicament les transaccions de 7 proveïdors. El 2022 preveu incorporar 6 proveïdors més, fet que suposarà el 60% de transaccions (comandes, nota de crèdit/dèbit i factura) i més del 50% del volum de compres.

RIU també es convertirà en contribuent electrònic de la DGII. El govern de República Dominicana establirà la factura electrònica obligatòria per a grans contribuents a partir de 2023.

“Més enllà de complir amb les lleis del país, el que busquem amb aquest projecte és digitalitzar. I per a nosaltres digitalitzar és eliminar totes les tasques manuals i aconseguir un procés 100% automàtic”, reflexiona De Los Santos.