Digitalización del back-office de Hesperia con Economitza y Bavel

24 hoteles

+160 proveedores

Digitalización 100%

El punto de partida

Javier Carazo, actual Director de Recursos en Hesperia, llegó a la cadena hotelera para tomar las riendas del área de compras y ordenar los procesos internos de todas las marcas de la compañía: Secrets, Dreams, Hyatt, La Manga Club y la propia Hesperia.

El departamento de compras estaba externalizado y tenía mucho margen de mejora. En general, las tareas relacionadas con el proceso de compra eran muy manuales, con muchos emails y excels. Uno de los puntos críticos era la gestión de datos y su consolidación que era muy compleja al manejar sistemas diferentes de compra y de contabilización. Carazó también detectó que gran parte del problema tenía su origen en que la central de compras externa no estaba integrada con el ERP de la cadena hotelera.

Posteriormente, se responsabilizó también del equipo de administración de negocio, donde detectó ineficiencias en la gestión, la conciliación y la resolución de discrepancias en las facturas, siendo necesarios varios procesos manuales. El equipo contaba con dos personas dedicadas, exclusivamente, a resolver incidencias y un proveedor externo dedicado a su contabilización que suponía un coste añadido.

“Para mi es importante el ahorro que puedes llegar a conseguir por volumen de compra, pero también hay que fijarse en que la gestión de cada pedido sea óptima. Cada céntimo cuenta”, explica Carazo.

Ante esta situación, Hesperia apostó por iniciar un proceso de digitalización con el objetivo de optimizar tanto el proceso de compra como el proceso administrativo asociado.

Para mi es importante el ahorro que puedes llegar a conseguir por volumen de compra. Pero también hay que fijarse en que la gestión de cada pedido sea óptima. Cada céntimo cuenta.

JAVIER CARAZO
Director de Recursos en Hesperia

El resultado es un proceso
digitalizado y optimizado
gracias al funcionamiento
sin fricciones entre
Hesperia, Economitza y
Bavel.

La solución

En una primera fase, Hesperia decidió aliarse con Economitza. La cadena hotelera confió sus compras en la gestora de Economitza en España. Así, Hesperia empezó a usar el E-Market de Economitza para crear su base de datos de productos y proveedores. Con Economitza, Hesperia fue capaz de gestionar y consolidar su base de datos de materiales, generar el pedido electrónico e integrar toda esta información en su ERP.

Para completar el proceso de digitalización, Hesperia decidió confiar en Bavel y digitalizar el proceso administrativo. Bavel se integró con el E-Market de Economitza, creando un flujo de trabajo automático: Bavel recibe un e-pedido generado por el E-Market de Economitza y lo envía al proveedor correspondiente. A su vez, el proveedor manda la factura electrónica a Bavel que la integra en el E-Market de Economitza. El E-Market de Economitza concilia la factura con el pedido e integra toda la información al ERP de Hesperia.

El resultado es un proceso digitalizado y optimizado gracias al funcionamiento sin fricciones entre Hesperia, Economitza y Bavel.

“Hemos puesto en marcha este proyecto en un tiempo récord. La coordinación de los tres equipos ha sido clave. Estamos muy satisfechos y listos para seguir digitalizando procesos con nuestros partners”, comenta Carazo.

Los resultados

En menos de un año, Hesperia ha sido capaz de digitalizar su proceso de compras y administración. Actualmente ya han digitalizado las transacciones con más de 50 proveedores y se prevé alcanzar los 160 proveedores a lo largo del 2022. Esto supone más del 50% de su volumen de operaciones en la contabilización de facturas.

Gracias a la digitalización de procesos, las incidencias se han reducido casi totalmente, porque se resuelven automáticamente antes de que las tenga que gestionar una persona. Así, el equipo se ha liberado de tareas que no aportaban valor al negocio.

La cadena hotelera es ahora capaz de gestionar sus pedidos y facturas sin necesidad de intervención manual. En los primeros 6 meses desde la puesta en marcha del proyecto, se han procesado más de 5.000 facturas automáticamente. En consecuencia, la cadena hotelera solo necesita dos profesionales para controlar los procesos asociados a los pedidos de los proveedores digitalizados y las facturas de sus 24 hoteles.
También ha reducido la necesidad de apoyo externo, que solo se ocupa de las transacciones generadas por los proveedores que aún no están digitalizados.

La siguiente fase del proyecto consiste en el desarrollo e implementación de albaranes electrónicos y el envío digital de pedidos, para conseguir un proceso libre de papel en todas sus etapas. Hesperia también contará con Bavel para esta fase.