Automatització de la recepció de comandes a Álvarez & Sánchez

+40 anys
d’experiència

+4000
referències

Marques
exclusives

El punt de partida

El 2015, Álvarez & Sánchez analitza el seu procés de recepció i gestió de les comandes. L’empresa s’adona que el tractament manual de les comandes té com a resultat molts errors que afecten el procés. Amb més de 4000 referències, l’empresa sol rebre comandes amb moltes línies que ha de capturar al sistema, digitalitzar, conciliar, verificar i enviar al magatzem manualment. Aquest procés pot durar fins a 3 dies. El tractament manual d’aquestes dades provoca diferències entre el que el client demana i el que rep. Aquestes incidències s’han de resoldre, posteriorment, amb l’intercanvi de factures i notes de crèdit.

A més, un dels seus clients més importants li demana a tots els seus proveïdors que digitalitzin els seus processos de recepció de comandes i emissió de factures.

El tractament manual de les dades provoca diferències entre el que el client demana i el que rep.

Álvarez & Sánchez també és capaç d’emetre la factura electrònica sense errors al mateix temps que s’entreguen les mercaderies.

La solució

Álvarez & Sánchez decideix digitalitzar la recepció i la captura de comandes a través de Bavel. Per fer-ho possible, Bavel es connecta amb l’ERP de l’empresa. Una vegada aquesta integració està completa, Álvarez & Sánchez ja està preparada per rebre comandes electròniques de tots els clients amb qui es vulgui connectar.

Una vegada emeses, les comandes electròniques s’integren directament al sistema de gestió de l’empresa.

Álvarez & Sánchez també és capaç d’emetre la factura electrònica sense errors al mateix temps que s’entreguen les mercaderies. “Gràcies a la integració amb Bavel, tenim el control dels codis que gestionen els clients i dels nostres, no hi ha marge d’error”, explica en Julio Adames, Director d’IT a Álvarez & Sánchez.

Actualment, Álvarez & Sánchez es connecta amb els seus 13 principals clients a través de Bavel.

Els resultats

Gràcies a l’automatització de processos, Álvarez & Sánchez és capaç de rebre automàticament més de 40.000 comandes i emetre més de 28.000 factures l’any.

El procés de recepció i gestió de comandes es completa ara en poques hores. A més de l’estalvi de temps i la reducció d’errors, l’empresa destaca com a benefici la seguretat i la robustesa del sistema.

La implantació de Bavel també ha contribuït a la reducció d’incidències, ja que ara si hi ha alguna diferència entre la comanda i l’entrega, es tracta abans que l’entrega es faci efectiva. “Aquest procés de digitalització ens ha ajudat a enfortir la nostra política de preus i a estandarditzar els nostres processos i les nostres dades”, explica Adames.

Per la seva banda, els representants de vendes, encarregats anteriorment del seguiment de les comandes, han eliminat del seu dia a dia aquesta càrrega de feina i, fins i tot el departament d’IT registra menys incidències. Després d’aquest projecte de digitalització, Álvarez & Sánchez crearà, també amb Bavel, un portal eCommerce perquè tots els seus clients B2B tinguin un canal addicional per comunicar-se amb ells.

El procés de recepció i gestió de comandes es completa ara en poques hores.