Digitalització del procés d’aprovisionament a Selenta: de la comanda al pagament

9 hotels

+2900 habitacions

+375
proveïdors F&B

El punt de partida

El 2011, en ple creixement nacional, el grup hoteler Selenta s’adona que el seu procés d’aprovisionament és molt manual i presenta ineficiències. Totes les factures de proveïdors es firmen presencialment a la seu del grup a Barcelona. Aquest procés no només implica que tots els hotels han d’enviar les factures per correu postal a les oficines centrals, sinó que també augmenten les tasques manuals i repetitives, amb possibilitat d’errors, en el departament de finances.

Aquest funcionament impacta directament en la relació amb els proveïdors. La gestió de les factures tarda més de 45 dies i, en moltes ocasions, els proveïdors han de tornar a imprimir i reenviar els documents. En conseqüència, els pagaments s’endarrereixen considerablement.

Davant d’aquesta situació, i amb un volum de transaccions amb proveïdors de prop de 17.000 comandes, albarans i factures a l’any, Selenta decideix digitalitzar el seu procés d’aprovisionament.

Totes les factures de proveïdors es firmen presencialment a la seu del grup.

Amb la combinació de
Bavel, SAP i MOBBA el
procés d’aprovisionament
queda queda 100% digitalitzat i
automatitzat.

La solución

Selenta confia en Bavel Billing per automatitzar l’emissió de comandes i autoalbarans i la recepció de factures. Els equips d’ambdues empreses treballen conjuntament per integrar Bavel amb SAP. Per aconseguir un procés 100% digitalitzat, Bavel també es connecta amb les balances MOBBA, instal·lades a tots els hotels del grup.

Amb la combinació d’aquests tres proveïdors tecnològics – Bavel, SAP i MOBBA – el procés d’aprovisionament de Selenta queda 100% digitalitzat i automatitzat, evitant també les discrepàncies amb les devolucions de mercaderies, que es fan en temps real gràcies a la integració Bavel – MOBBA.

D’aquesta manera, el procés P2P queda 100% automatitzat: des de l’emissió de la comanda, passant per la recepció de mercaderies i l’emissió de l’autoalbarà, fins a la recepció de la factura i també l’emissió del pagament.

“La implantació de Bavel és un win-win per tots: el proveïdor té major visibilitat i cobra més ràpidament; i des de Selenta tenim un cercle P2P robust i àgil amb el que reduïm temps de gestió i errors”, explica en Xavier Felguera, Corporate Procurement Director a Selenta.

Els resultats

Actualment, Selenta es connecta amb el 90% dels seus proveïdors F&B a través de Bavel. “El nostre objectiu és començar a incloure més proveïdors d’altres categories a Bavel”, explica Felguera.

Gràcies a l’automatització, el temps de processament i gestió de factures i pagaments s’ha reduït dràsticament, i el que abans tardava més de 45 dies, ara es completa en menys de 48 hores. En conseqüència, la relació contractual amb tots els proveïdors ha millorat.

En els últims 9 anys, les transaccions que ha realitzat Selenta a través de Bavel han augmentat un 433% sense necessitat d’ampliar l’equip gestor. És més, el 35% de l’equip de finances ha pogut reorientar la seva feina i dedicar-se a tasques de major valor afegit. El grup hoteler també ha estalviat un 80% de paper, amb el corresponent estalvi en el cost administratiu i en l’espai físic d’emmagatzematge.