Automatización de la recepción y conciliación de facturas de Canarian Hospitality con Suitech y Voxel

5
establecimientos

Hoteles
vacacionales

Innovación y
sostenibilidad

El punto de partida

Canarian Hospitality es una gestora hotelera creada en 2021 que nace con un claro enfoque en innovación y sostenibilidad. A día de hoy, cuenta con 5 hoteles, con un plan de crecimiento de 5 hoteles más para los próximos 5 años.

Pese a que tenía una clara intención de digitalización, durante el primer año la gestora hotelera trabajó todos los procesos de su cadena de abastecimiento manualmente. En este sentido, se encontraron con que había proveedores que no enviaban las facturas a tiempo e incluso que algunos no las enviaban, con los contratiempos que esto podía suponer en los equipos de contabilidad y pagos.

Sangeeta Sagrani, Directora Financiera de Canarian Hospitality, comprendió que para trabajar eficientemente y ser escalables tenían que automatizar el proceso de recepción de facturas. Además, “cuando la facturación electrónica sea obligatoria en España, nos habremos anticipado y ya estaremos preparados” pensó.

Con este escenario, la empresa de gestión de hoteles decidió buscar la solución que mejor se adaptara a sus necesidades de control y automatización de su proceso administrativo.

Para trabajar eficientemente y ser escalables tenían que automatizar el proceso de recepción de facturas.

Los hoteles gestionados por
Canarian Hospitality
han digitalizado la recepción, validación y conciliación de
facturas con Voxel y Suitech.

La solución

Por ello, decidió confiar en Suitech, ERP basado en la solución Microsoft Dynamics 365 Business Central e integrado con la solución Bavel Billing de Voxel para automatizar el proceso de recepción, validación y conciliación de facturas con sus proveedores.

El proyecto se inició con un proveedor piloto que generaba un alto volumen de facturas y ya usaba la tecnología de Voxel y el sistema de gestión de Suitech. Posteriormente, y gracias a la extensa red de empresas integradas en la plataforma Bavel de Voxel, la mayoría de los proveedores de Canarian Hospitality ya estaban integrados y pudieron empezar a operar rápidamente con la gestora hotelera.

El siguiente paso fue identificar las referencias de productos de los proveedores y sincronizarlas con el ERP Suitech. El proceso se acompañó de la formación de los equipos de compras de Canarian Hospitality, esencial para la codificación de productos y posterior conciliación de facturas sin errores.

Una vez completados estos procedimientos, el resultado es un flujo de trabajo automático que comienza al recibir las facturas a través de Bavel Billing, y que continúa con una conciliación exhaustiva en el ERP Suitech para verificar la precisión en cuanto a cantidades, productos y precios acordados.

En los casos en los que la conciliación es exitosa, la factura se contabiliza de manera automática, optimizando el proceso contable. Pero cuando la conciliación no cumple con los criterios establecidos, el ERP Suitech ofrece la capacidad de tomar decisiones informadas. Esto implica la opción de aceptar la factura después de una revisión adicional o rechazarla, con la capacidad de notificar de manera transparente al proveedor sobre la decisión tomada.

Los resultados

Canarian Hospitality ha sido capaz de digitalizar la relación con el 80% de sus proveedores teniendo un mayor control sobre sus operaciones administrativas y minimizando las posibles discrepancias derivadas de la intervención manual.

Desde la implementación del proyecto, Canarian ha procesado automáticamente más de 3.200 facturas. En este sentido, “a día de hoy, Canarian Hospitality solo necesita a una persona en el departamento de contabilidad (en vez de tres como es habitual) para cada uno de sus hoteles facturando más de 12 millones de euros por establecimiento” expresa Sangeeta Sagrani.

Además, destaca que la relación con sus proveedores es muy buena porque les pueden asegurar el pago a 30 días. Esto les ayuda a conseguir el producto más fresco del mercado y un servicio excelente.

Javier Retornano, Director General de Suitech, añade cuál ha sido uno de los elementos fundamentales del éxito del proyecto: “Suitech y Bavel Billing de Voxel se han integrado como un producto con dos capas tecnológicas diferenciales y se ha trabajado conjuntamente como un mismo equipo”.

Después de los buenos resultados, y encontrándose en fase de expansión, Voxel y Suitech se han convertido en el partner de digitalización de Canarian Hospitality para cada nueva apertura.

A día de hoy, Canarian Hospitality solo necesita a una persona en el
departamento de contabilidad (en vez de tres como es habitual) para cada uno de sus hoteles.