Recientemente se ha publicado la Orden Ministerial por la que se regulan los Sistemas Informáticos de Facturación y Verifactu en España. O lo que es lo mismo, las especificaciones técnicas del nuevo Reglamento de Facturación (R.D 1007/2023). Este reglamento fue aprobado el 5 de diciembre de 2023 y vigente desde el 7 de diciembre de 2023.
Este reglamento emana del mandato establecido en la Ley Antifraude y define un registro de factura, con un formato y estructura específicos. A esta factura también se le añaden determinados elementos informáticos de seguridad. Estos elementos aseguran que el registro de factura no podrá ser modificado, y de serlo, esta modificación será registrada.
¿Qué implica esta normativa?
A partir del 1 de julio de 2025, las empresas que no reporten al SII (Suministro Inmediato de Información), es decir, las compañías que facturan menos de 6 millones de euros al año, estarán obligadas a emitir facturas Verifactu.
Las facturas Verifactu son facturas generadas a través de sistemas informáticos que cumplan con estrictos requisitos técnicos y permitan el envío de registros de alta y baja de las transacciones.
¿Quiénes están obligados?
Las empresas que facturan menos de 6 millones de euros al año sujetas al Impuesto de Sociedades, al IRPF con actividades económicas y al IRPF no residentes con establecimiento permanente, entre otros. Están exentas las compañías que ya reportan al SII y aquellas acogidas al Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca.
Ámbito de aplicación
Todo el territorio español, incluyendo Canarias, Ceuta y Melilla. Los territorios de régimen foral (Vizcaya, Guipúzcoa y Álava) deberán cumplir con el sistema TicketBAI, cuando las transacciones sean entre empresas vascas. TicketBAI es el análogo al sistema Verifactu.
Tipos de facturas
Aplica a facturas B2B (entre empresas), B2C (entre empresa y consumidor final) y B2G (entre empresa y gobierno), pero no afecta a tickets.
¿Qué es una factura Verifactu?
Es una factura que incluye un QR y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”. Estos requisitos garantizan su validez. Para ello, la información de la factura se envía a una plataforma pública desarrollada por el Estado. Esta plataforma pública genera el QR y la confirmación de autenticidad.
¿Cómo afecta esto a tu negocio?
Las empresas obligadas por la ley deben utilizar un sistema informático certificado como Verifactu para la generación de sus facturas. Es importante destacar que, aunque la responsabilidad de cumplimiento recae en las empresas, el proceso de facturación debe llevarse a cabo exclusivamente a través de estos sistemas informáticos. La normativa se centra principalmente en los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas Verifactu para garantizar la validez legal de las facturas.
Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de trabajar con un proveedor que cumpla con estos estándares, mientras que la implementación técnica de los requisitos será responsabilidad de dichos sistemas.
Aunque las grandes empresas no estén obligadas a emitir facturas Verifactu, es probable que las reciban de pequeños proveedores. Por este motivo es fundamental contar con sistemas adaptados.
Esta normativa es distinta al real decreto que regula el uso de la factura electrónica obligatoria entre empresas. El reglamento Verifactu determina la forma de las facturas que pasarán por el Sistema Español de Facturación Electrónica. Conoce aquí las diferencias entre las dos normas.
¿Cómo afecta a los proveedores tecnológicos?
El reglamento establece que cualquier programa utilizado para respaldar procesos de facturación será considerado un «sistema informático». Las empresas tecnológicas que cumplan con los criterios para ser reconocidas como proveedores de un sistema informático deberán notificar esta condición al Estado mediante una declaración responsable.
Los sistemas informáticos deberán:
- Generar y almacenar un registro detallado de cada transacción realizada.
- Generar y almacenar un registro de anulación en caso de que una operación sea cancelada.
- Conservar los registros en un repositorio y cumplir con los requisitos especificados en el reglamento.
- Incluir una huella «hash» que garantiza la integridad de la información.
- Incorporar un código QR que represente parcialmente la factura.
Para aquellos sistemas informáticos que no deseen ser parte del esquema Verifactu, se requerirá el uso de una firma digital.
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