Best Hotels es una cadena hotelera con 20 años de historia que gestiona 38 hoteles en España, Andorra y República Dominicana. Desde hace 3 años trabaja con Voxel en la digitalización su cadena de aprovisionamiento y la relación con sus proveedores.
El equipo de Best Hotels arrancó la digitalización de la emisión de pedidos y la recepción de facturas con Voxel en 2021 convencidos de que les iba a ayudar en su operativa diaria. Lo que no sabían es que, tiempo después, la digitalización de procesos les ayudaría a descubrir una gran discrepancia en uno de sus procesos diarios.
Hoy en el blog os presentamos este caso de uso, en el que la cadena hotelera Best Hotels pudo recuperar 30.000€ gracias a tener la recepción de facturas digitalizada.
El punto de partida
La gestión de los envases retornables es uno de los procesos más complejos en los negocios hoteleros y de restauración. Cada proveedor tiene sus condiciones y la gobernanza y control de este procedimiento es, muy a menudo, tediosa.
Es por este motivo que, al finalizar la integración entre la plataforma Bavel, Best Hotels y un proveedor de bebidas, la cadena hotelera decidió hacer un análisis de los envases que compraban, los envases que retornaban y las devoluciones de los mismos.
Fue a partir de este análisis cuando se dieron cuenta que la información de las facturas de los envases que compraban y la información de los reembolsos que recibían era distinta. Según los datos, tenían un volumen muy grande de envases a retornar al proveedor. Envases que, en realidad, no se encontraban en sus almacenes.
“Hacer este análisis fue posible porque teníamos todas las facturas digitalizadas. Pudimos así comprobar el detalle de cada línea y sacar estadísticas de los envases que estábamos gestionando”, explica Jordi Moreno, responsable de sistemas de Best Hotels.
Control y gobernanza del negocio
El descuadre que encontraron entre los envases recibidos y los envases no retornados ascendía a 30.000€.
A partir de allí, y gracias a este exhaustivo análisis, el equipo de Best Hotels empezó a trabajar para buscar el origen del descuadre y construir una solución juntamente con el proveedor.
“Con nuestros propios procesos de control nunca nos hubiéramos dado cuenta de esta discrepancia. Tener la recepción de facturas digital y automática ha hecho posible la identificación del descuadre y la posterior rectificación”, reflexiona Moreno.
Actualmente, Best Hotels trabaja con más de 40 proveedores a través de Bavel, la plataforma de facturación electrónica y pagos de Voxel. En el último año, los hoteles de Best Hotels emitieron 35.000 pedidos digitales y recibieron más de 40.000 facturas electrónicamente.
Digitalización del proceso de abastecimiento
Para los hoteles y restaurantes, digitalizar su cadena de aprovisionamiento con pedidos y facturas digitales tiene múltiples beneficios. Desde la automatización y optimización de procesos, ahorro de tiempo y dinero, mayor gobernanza y control empresarial y trazabilidad; hasta los beneficios medioambientales, resolución de discrepancias más ágil y la mejor relación con proveedores.
Si quieres explorar cómo puedes mejorar los procesos de abastecimiento de tu negocio, ponte en contacto con nosotros a través de nuestra web o escríbenos a [email protected] y un experto de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo.
