Best Hotels és una cadena hotelera amb 20 anys d’història que gestiona 38 hotels a Espanya, Andorra i la República Dominicana. Des de fa 3 anys, treballa amb Voxel en la digitalització de la seva cadena d’aprovisionament i la relació amb els seus proveïdors.
L’equip de Best Hotels va iniciar la digitalització de l’emissió de comandes i la recepció de factures amb Voxel al 2021, convençuts que els ajudaria en la seva operativa diària. El que no sabien és que, temps després, la digitalització dels processos els ajudaria a descobrir una gran discrepància en un dels seus processos diaris.
Avui, al blog, us presentem aquest cas d’ús, en què la cadena hotelera Best Hotels va poder recuperar 30.000€ gràcies a tenir la recepció de factures digitalitzada.
El punt de partida
La gestió dels envasos retornables és un dels processos més complexos en els negocis hotelers i de restauració. Cada proveïdor té les seves condicions i la governança i control d’aquest procediment és, moltes vegades, tediosa.
És per això que, en finalitzar la integració entre la plataforma Bavel, Best Hotels i un proveïdor de begudes, la cadena hotelera va decidir fer un anàlisi dels envasos que compraven, els envasos que retornaven i les devolucions dels mateixos.
Va ser a partir d’aquest anàlisi quan es van adonar que la informació de les factures dels envasos que compraven i la informació dels reembossos que rebien era diferent. Segons les dades, tenien un volum molt gran d’envasos a retornar al proveïdor. Envasos que, en realitat, no es trobaven als seus magatzems.
“Fer aquest anàlisi va ser possible perquè teníem totes les factures digitalitzades. Així, vam poder comprovar el detall de cada línia i treure estadístiques dels envasos que estàvem gestionant”, explica Jordi Moreno, responsable de sistemes de Best Hotels.
Control i governança del negoci
El desquadrament que van trobar entre els envasos rebuts i els envasos no retornats ascendia a 30.000€.
A partir d’aquí, i gràcies a aquest exhaustiu anàlisi, l’equip de Best Hotels va començar a treballar per buscar l’origen del desquadrament i construir una solució juntament amb el proveïdor.
“Amb els nostres propis processos de control mai ens haguéssim adonat d’aquesta discrepància. Tenir la recepció de factures digital i automàtica ha fet possible la identificació del desquadrament i la posterior rectificació”, reflexiona Moreno.
Actualment, Best Hotels treballa amb més de 40 proveïdors a través de Bavel, la plataforma de facturació electrònica i pagaments de Voxel. En l’últim any, els hotels de Best Hotels van emetre 35.000 comandes digitals i van rebre més de 40.000 factures electrònicament.
Digitalització del procés d’aprovisionament
Per als hotels i restaurants, digitalitzar la seva cadena d’aprovisionament amb comandes i factures digitals té múltiples beneficis. Des de l’automatització i optimització de processos, estalvi de temps i diners, major governança i control empresarial i traçabilitat; fins als beneficis mediambientals, resolució de discrepàncies més àgil i millor relació amb proveïdors. Si vols explorar com pots millorar els processos d’aprovisionament del teu negoci, posa’t en contacte amb nosaltres a través de la nostra web o escriu-nos a [email protected] i un expert del nostre equip es posarà en contacte amb tu.
