Hesperia podría llegar a ahorrar 50.000 hojas de papel en los próximos 5 años.
Grupo Hesperia sigue avanzando en su compromiso con la digitalización y la sostenibilidad, dos factores clave en la competitividad del sector hotelero. Con el objetivo de alcanzar la mayor eficiencia en la gestión de los procesos de compras, la compañía ha confiado en los servicios de Economitza y Voxel para optimizar su proceso de compras y administración.
El proceso ha supuesto modificar una actividad que antes era básicamente manual, en un proceso automatizado y digitalizado que ha permitido ganar eficiencia en tiempo y ahorrar el consumo de papel, lo que se alinea con los objetivos de sostenibilidad de la hotelera. Actualmente, Grupo Hesperia ya ha digitalizado las transacciones con más de 50 proveedores y prevé alcanzar los 160 proveedores a lo largo del 2022, lo que supone más del 50% de su volumen de operaciones en la contabilización de facturas.
En los primeros 6 meses desde la puesta en marcha del nuevo sistema, se han procesado más de 5.000 facturas automáticamente, simplificando significativamente la gestión de los procesos asociados a los pedidos de los proveedores y las facturas de sus 23 hoteles. De este modo, el grupo consigue un ahorro de 1.200 horas al año en gestión de procesos.
Para la siguiente fase del proyecto, Hesperia volverá a confiar en Voxel para el desarrollo e implementación de albaranes electrónicos y el envío digital de pedidos para conseguir un proceso libre de papel en todas sus etapas. Con esta iniciativa, y tras solo medio año en funcionamiento, la hotelera ha conseguido desmaterializar más de 5.000 facturas. En 5 años, el ahorro podría llegar a ser de mínimo 50.000 hojas de papel.
Para alcanzar este hito, en una primera fase la hotelera confió sus compras a la gestora Economitza, a través de su E-Market, para crear su base de datos de productos y proveedores. Con la gestora, Hesperia fue capaz de gestionar y consolidar su base de datos de materiales, generar el pedido electrónico e integrar toda esta información en su sistema de planificación de recursos empresariales. Y para completar el proceso de digitalización, se puso en manos de Voxel y su plataforma de facturación electrónica, baVel, para digitalizar el proceso administrativo. baVel se integró con el E-Market de Economitza y con todos los proveedores para transmitir las facturas electrónicas, creando un flujo automático. El E-Market de Economitza concilia la factura con el pedido e integra toda la información al ERP de Hesperia. De esta manera, se alcanza un proceso digitalizado y optimizado gracias al funcionamiento sin fricciones entre Hesperia, Economitza y baVel.
Javier Carazo, Director de Recursos en Hesperia, ha puesto en valor “la importancia del ahorro que puedes llegar a conseguir por volumen de compra, pero también hay que fijarse en que la gestión de cada pedido sea óptima. Cada céntimo cuenta”.
Por su parte, Àngel Garrido, CEO de Voxel, destaca que “La digitalización y optimización de los procesos administrativos en los negocios de hostelería es clave para que estas empresas puedan crecer exponencialmente y expandirse de manera sostenible. Nuestras soluciones están diseñadas para grandes cadenas, como Hesperia, pero también para negocios medianos y pequeños”. Y sigue diciendo que “Estamos muy orgullosos de ser uno de los partners de confianza de Hesperia en su apuesta por la digitalización y la sostenibilidad”.
“Hemos puesto en marcha este proyecto en un tiempo récord. La coordinación de los tres equipos ha sido clave. Estamos muy satisfechos y listos para seguir digitalizando procesos con nuestros partners”, ha añadido Carazo.
Si quieres conocer este proceso de digitalización de principio a fin, lee el caso de éxito que hemos elaborado con Hesperia.
