Guía factura electrónica
Colombia
Requisitos de información digital
Clearance.
Obligatoriedad
Obligatorio para B2B, B2C, B2G.
Autoridad
DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (National Tax and Customs Directorate).
Plataforma
Plataforma DIA
RADIAN es la plataforma de la DIAN para facturas electrónicas utilizadas en factoring y títulos respaldados por activos.
Formato
UBL 2.1 CO.
Tiempo de almacenamiento
5 años.
Informes y procesos
Informes
Este país no obliga a presentar informes.
Procesos
Se debe utilizar un sistema de numeración consecutiva, el cual debe solicitarse a la DIAN previa autorización como emisor de facturas electrónicas. La DIAN asigna los rangos y la clave técnica de control necesarios para generar la Clave Única de Factura Electrónica (CUFE). Esta clave permite identificar de manera única la factura y garantiza la integridad de los datos. La CUFE se encripta mediante un algoritmo SHA384 y está compuesta por los datos concatenados de la factura más la clave técnica.
El contribuyente debe presentar la factura electrónica en formato XML para su validación previa por parte de la DIAN. Hasta que ésta sea otorgada, lo cual se hace en vivo, la factura electrónica no es válida para la liquidación ni para la declaración del impuesto, y no se pueden realizar envíos de mercancías.
Las facturas presentadas serán en formato XML, incluyendo la firma digital de la empresa, un código único de factura electrónica (CUFE) y un código QR. Las facturas se pueden enviar a la DIAN de tres formas:
- Usando el portal gratuito de carga de facturas de la DIAN.
- Subcontratar la creación y presentación completa de facturas electrónicas a un proveedor de facturación electrónica autorizado por la DIAN para servicios de emisión de certificados digitales y firma electrónica.
- Implementar sistemas y control interno para producir facturas electrónicas seguras.
Al recibir la confirmación de la DIAN, el proveedor puede enviar la factura aprobada a su cliente en formato XML y PDF.
El proceso en sí es el siguiente:
- Se genera un XML dentro del ERP con la información requerida por las autoridades tributarias colombianas.
- Luego se firma el XML con el Certificado Digital. Este proceso encripta esa estructura XML y crea la Clave Única de Documento Electrónico (CUDE) o Clave Única de Facturación (CUFE). Un documento hasta este punto no es una factura.
- El XML firmado se envía al PT (Proveedor de Tecnología), quien lo recibe, valida los datos del XML contra la CUFE/CUDE, se asegura de que tanto el receptor como el emisor de la factura sean entidades válidas y que la información contenida en el XML sea precisa, correcta y válida.
- El PT informa la operación a la autoridad fiscal.
- La autoridad fiscal recibe el documento y lo registra. La DIAN asigna un número del rango numérico preaprobado.
- El PT notifica al Emisor que el documento ha sido debidamente registrado.
- El XML se entrega al emisor; dependiendo del PT, también se puede entregar una representación impresa en PDF.
Próximos cambios legislativos
Por el momento, no hay cambios legislativos previstos.
Enlaces de interés y documentos
https://www.dian.gov.co/
Documentos
Desde 2019, la factura electrónica es obligatoria para todas las empresas con presencia en el país. Desde entonces, la DIAN ha introducido diversos cambios en el sistema de facturación electrónica, entre ellos la introducción de nuevos documentos obligatorios o la evolución de los ya existentes. Por ejemplo, el registro de la factura electrónica como Título Valor con nuevos tipos de eventos, o más recientemente, con fecha de implementación 2023, la emisión del documento electrónico equivalente a la factura electrónica para ciertos sectores de la economía colombiana.
Documentos electrónicos:
- Factura electrónica de venta.
- Informe de validación de chequeras o facturas en papel emitidas por problemas tecnológicos de la empresa facturadora.
- Documento soporte para el pago electrónico de nóminas.
- Documento soporte para adquisiciones con no obligados.
- Documentos equivalentes a la factura de venta.
- Constancia de importación.
Documentos electrónicos equivalentes:
- Documento electrónico equivalente a un billete de máquina TPV.
- Billete de cine.
- Billete de transporte de viajeros.
- Extracto.
- Billete de avión o de transporte aéreo de viajeros.
- Documentos de juego localizado.
- Boleta, fracción o formulario en juegos de azar distintos de los juegos localizados.
- Documento expedido para el cobro de peajes.
- Constancia de liquidación de la operación expedida por la bolsa.
- Documentos de compraventa de productos agrícolas y otros productos básicos.
- Documento expedido para servicios públicos nacionales.
- Billetes de espectáculos públicos de artes escénicas y otros espectáculos públicos.
Implementación de documentos electrónicos equivalentes:
Cada documento tiene una fecha límite para su implementación, todos ellos deben estar en vigor antes de agosto de 2024. Cada documento tiene sus propias especificaciones técnicas.
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